K-Archive
Archiviazione sostitutiva semplice e sicura
K-Archive è una soluzione di archiviazione e conservazione dei documenti in forma solamente elettronica.
K-Archive consente al Cliente di archiviare i documenti rilevanti (fiscali e giuridici) in formato esclusivamente elettronico: non è necessario alcun ulteriore supporto documentale basato su carta.
I documenti archiviati con Kloudarchive hanno lo stesso valore legale dei documenti cartacei per quanto riguarda l'integrità del contenuto; grazie al cosiddetto timestamp hanno inoltre un preciso riferimento temporale.
K-Archive è fornita in modalità full service in Cloud oppure on premise sui vostri sistemi.
Archiviazione sostitutiva a norma svizzera
Proposta
K-Archive è una soluzione che gestisce l'archiviazione dei documenti aziendali in forma esclusivamente elettronica in maniera conforme alle leggi elvetiche ed agli standard internazionali.
Il cliente può eliminare a tutti gli effetti gli archivi cartacei, senza controindicazioni dal punto di vista legale o fiscale.
Peculiarità
La soluzione funziona in modalità altamente automatizzata e mantiene i dati all'interno della Svizzera.
Il flusso di integrità si basa sul credenziali ufficiali e pubbliche, fornite dalla Posta Svizzera.
La soluzione è stata verificata e approvata da avvocati e da primarie società di consulenza.
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Case Mapei
- Stato dell'arte – Swiss Txt Cloud
- I documenti vengono archiviati in Svizzera
- I documenti non lasciano mai la Svizzera
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Case Hupac
- I documenti vengono archiviati internamente
- I documenti non lasciano mai la Svizzera
Vantaggi
Documenti trattati
I principali documenti per cui si impiega K-Archive, come standard, sono fatture e libri contabili. Tuttavia, K-Archive può archiviare legalmente ogni tipo di documento (ad esempio contratti, specifiche tecniche, offerte, ecc.).Conformità
K-Archive è conforme al insieme delle norme e prescrizioni svizzere.Cloud o on premise
La soluzione viene fornita sia in comoda modalità cloud, sia on premise.Sempre in Svizzera
L'architettura della soluzione cloud utilizzata da K-Archive garantisce che i documenti saranno sempre gestiti all'interno della Svizzera e non si sposteranno mai fuori dal Paese.Soluzione collaudata
K-Archive è utilizzata da moltissimi clienti, alcuni dei quali con oltre 10 anni di uso. La miglior garanzia di affidabilità , sicurezza e tranquillità operativa.Verificata
K-Archive è stata verificata e approvata per l’utilizzo in Svizzera da avvocati di fama e da primarie società di consulenza.Completamente scalabile
Si parte da 500 documenti per anno, si arriva a diversi milioni di documenti per anno. K-Archive è adatta ad aziende di ogni dimensione, accompagnandole nella loro crescita.Chiavi in mano – full service
Servizio completo
K-Archive viene proposto come soluzione di servizio completo: una volta che i documenti da elaborare vengono estratti dall'utente (nella prima parte del processo), la loro gestione successiva sarà curata dal fornitore, effettuata da personale del fornitore debitamente delegato . Il processo di estrazione è supportato da un componente di bridging specifico ed è un'operazione facile e ampiamente automatizzata; ciò consente al cliente di avviare in autonomia i processi di archiviazione secondo le proprie esigenze di business.Pieno controllo
La soluzione proposta è progettata per consentire al cliente la completa tracciabilità. Il cliente avrà sempre la panoramica del processo e accesso a tutti i rapporti sull'esecuzione delle operazioni (i cosiddetti ‘log’), al fine di potere controllare le operazioni. Il cliente ha un esplicito diritto di audit, il fornitore si impegna a supportare le operazioni di audit.Funzionalità
- Firma digitale
- Marca temporale
- Certificato HTTPS / SSL (Secure channel)
- Backup dati e disaster recovery
- Server management e data center security
Processo
- Upload
- Scaricamento dei documenti con descrittori dei metadati (indici)
- Archiviazione
- Archiviazione dei lotti di documenti secondo le disposizioni normative
- Firme digitali e marche temporali
- Conservazione
- I documenti nell’archivio, a disposizione per eventuali opeazioni di ricerca, visualizzazione, scarico e verifica
Infrastruttura
Swiss Cloud
I documenti sono archiviati in CHI documenti non lasciano mai la CH
Referenze
La vostra migliore garanziaSoluzione collaudata: K-Archive è utilizzata da moltissimi clienti, alcuni dei quali con oltre 10 anni di uso. La miglior garanzia di affidabilità , sicurezza e tranquillità operativa.
Alcuni esempi: Alisped, Allianz, Colacem, De cecco, Ducati, Eni, etro, Gascom, Minardo, Metalwork, Moby, Mediaset Premium, Q8, Vodafone, Exquisa; in Svizzera Hupac e Mapei CH.
Conformità legale svizzera
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Federal Act on the Amendment of the Swiss Civil Code
(Part Five: The Code of Obligations - 220)- (art. 14, com. 2-bis).
“2bis - An authenticated electronic signature combined with an authenticated time stamp within the meaning of the Federal Act of 18 March 2016 on Electronic Signatures is deemed equivalent to a handwritten signature, subject to any statutory or contractual provision to the contrary.” -
Ordinance of the FDF on Electronic Data and Information
(OelDI - RS 641.201.511) The Federal Department of Finance (FDF), (art. 3).
If electronic data is transmitted and stored with a signature, the conditions for evidential value are fulfilled when:
(a) electronic signatures are used to safeguard the transmission and storage of data; -
Ordinance of the Books of Commerce digital preservation (olc - 221.431) (art. 9, com. b-1 b-2)
alterable media information is accepted when:
1. technical procedures are applied to ensure the integrity of recorded information (eg digital signature);
2. you can unequivocally prove the time of information storage (eg by time stamp); - Use of local Time Stamp Authority, TSA (i.e. SwissSign) and Digital Signature (i.e. Poste -SwisseID)